پیغام کوتاه

فقط کاربران عضو سايت ميتوانند پيغام کوتاه ارسال نمايند لطفا وارد سيستم شويد يا عضو شويد.
آمار کاربران


چكيده:


 


اقتصاد اطلاعاتي با گسترش تكنولوژي هاي نوين ارتباطات و اطلاعات طي دهه هاي اخير نقش عمده اي در تحولات جوامع ايفا كرده است و اساس فعاليت هاي اقتصادي را كه در گذشته بر محور فعاليت هاي توليدي استوار بود به فعاليت هاي مبتني بر اطلاعات و دانش سوق داده است؛ به گونه اي كه قدرت شركت هاي عمده، در سطوح ملي و فراملي در گرو توان آنها در نظم بخشيدن به اطلاعات و دانش مي باشد. اكنون نظام هاي اطلاعات مديريت بيش از هر زمان ديگري در راس توجه مديران قرار دارد و مديريت بدون اطلاعات و تكنولوژي هاي اطلاعاتي بي معنا خواهد بود.


در مديريت عصر جديد كه بر محور مديريت اطلاعات و دانش استوار است، آگاهي از ظهور فناوري هاي نوين ارتباطي و كاربرد آنها براي پيشبرد اهداف سازمان از ضرورت هاي اساسي به شمار مي رود. مديريت اطلاعات باعث شكل گيري سازمان هاي مجازي شده است و اين امر تغيير و تحولات بسياري را در مدل سازماني شركت ها و مهارت هاي مديران پديد آورده؛ به گونه اي كه تعابيري همچون دولت الكترونيكي، تجارت الكترونيكي، مديريت الكترونيكي و ... در ادبيات مديريت ظهور نموده است. اين بحث چه در زمينه عام مديريت و يا شاخه هاي آن مانند مديريت رسانه ها- كه نقش بارز مديريت اطلاعات در آن مشهود است- مي تواند مطرح شود.


در اين مقاله قصد بر اين است كه با رويكرد مديريت اقتضايي كه اساس آن را هماهنگي با تحولات پر شتاب زمان و ارائه ديدگاه هاي مديريتي مبتني بر روز تشكيل مي دهد، نقش تكنولوژي هاي ارتباطات و اطلاعات را در تغيير فرايندهاي مديريتي شامل برنامه ريزي، سازماندهي، بكارگيري منابع انساني، هدايت و رهبري، كنترل و نظارت، بودجه بندي و... مورد بررسي قرار دهد. به تعبير بهتر، اين مقاله بر اين فرض استوار است:


بين انقلاب اطلاعات در مديريت و  تغيير مهارت هاي مديران رابطه وجود دارد.


اين امر بدان معناست كه ورود به عصر اطلاعات و جامعه شبكه اي كه به شكل گيري   سازمان هاي مجازي نيز منجر شده است، ضرورت ارزيابي مجدد ساختارها و فرايندهاي مديريتي را مطرح مي سازد. البته اين باور هم وجود دارد كه مديران خوب و موفق امروزي مي توانند مديران خوب و موفق عصر جامعه شبكه اي هم باشند.


 كليد واژه ها: اقتصاد اطلاعاتي، سازمان هاي مجازي، سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت، تكنولوژي هاي اطلاعاتي، مديريت اقتضايي، مهندسي مجدد، ساماندهي اطلاعات


پيتر دراكر در اوايل دهه 1960 گفته است همچنان كه ما از يك اقتصاد كالايي به اقتصاد اطلاعاتي تغيير وضعيت داده ايم، دانش، اساس اقتصاد نوين را تشكيل داده است. امروزه چيزي پيش پا افتاده خواهد بود كه بگوييم ما با جامعه اي سرو كار داريم كه مشخصه بارز آن... اين است كه دانش و  سازمان، آفرينندگان اصلي ثروت مي باشند. (وبستر،30، 1383) و سپس اين ايده كه «اطلاعات» مفهومي است كه از اهميت فزاينده اي براي جامعه برخوردار است در دهه 1970 در آثار دانشمنداني چون دانيل بل (1973) و مارك پرات(1976) ديده مي شود كه به روندهاي بزرگ نظير كارگران اطلاعاتي و طبقه معرفتي و تكنولوژي فكري توجه كرده اند. (شكرخواه،21،1384)

از مهمترين مشخصه هاي پيشرفت و كارآيي سازمان در عصر حاضر، بهره برداري كارآمد از اطلاعات است. چگونگي و روش گردآوري اطلاعات، مديريت و كاربرد اطلاعات، سرنوشت شكست يا پيروزي يك سازمان را رقم مي زند؛ به نحوي كه امروزه اطلاعات فراتر از مواد اوليه، سرمايه، نيروي انساني و ماشين آلات به اساسي ترين ركن در توليد تبديل شده است و از آن با عنوان قدرت و ثروت سازمان ياد مي كنند. بنابراين سازمان هاي موفق، سازمان هايي هستند كه اطلاعات را به عنوان منبع تعيين كننده و سرنوشت ساز در تصميم گيري تلقي  مي كنند و مديريت بهينه اطلاعات را براي بهبود گردش فعاليت ها ضروري مي دانند.

نگرش نوين مديريتي بر اثر جهاني شدن بازارها ، سرعت تغييرات، پيچيدگي رقابت و سيل عظيم توليد و گردش اطلاعات در عصر حاضر، سازمان را ملزم به نگرش مجدد در عملكرد، ساختار و فعاليت هاي خود مي كند. اين ديدگاه ها به امر جمع آوري، پردازش اطلاعات، يكپارچه كردن، تسهيل در انجام وظايف سازماني با استفاده از دستاوردهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات و بهره مندي از وجود شبكه هاي عظيم كامپيوتري و پايگاه هاي اطلاعاتي متعدد براي اتصال بخش هاي مختلف سازمان به يكديگر و در نهايت ايجاد «شبكه هاي سازماني» تاكيد دارند. (خسروي،68)

اكنون بهره وري و توان رقابتي واحدها يا كارگزاران اقتصاد اطلاعاتي كه سازمان ها يكي از اين كارگزاران محسوب مي شوند- اساسا به ظرفيت توليد، پردازش و كاربرد موثر اطلاعات مبتني بر دانش بستگي دارد و فعاليت هاي اصلي توليد، مصرف و پخش و اجزاي آن همچون سرمايه، كار، مواد خام، مديريت اطلاعات، تكنولوژي و بازار در مقياسي جهاني سازماندهي شده است. (كاستلز،7،1380)

 

مديريت اقتضايي و سازمان هاي مجازي

مديران سازمان ها براي ادامه حيات خود در قرن حاضر بايد مجموعه اي از قواعد و دستورالعمل هاي روزآمد را درذهن بپرورانند؛ چرا كه ظهور فناوري هاي جديد مانند اينترنت، شركت ها را دچار تحولات اساسي نموده و اين امر همچون انقلابي به هر گوشه اي از جهان تسري يافته است. وجود سازمان هاي مجازي يكي از جلوه هاي بارز اين تحولات به شمار مي رود.

سازمان مجازي، سازماني است كه همه كارمندان وراي مرزها و محدوديت ها با يكديگر همكاري مي كنند كه اين مرزها مي تواند جغرافيايي يا سازماني باشد و معمولا مسير ارتباطي آنان به وسيله «تكنولوژي اطلاعات» تسهيل مي شود.

در اين رابطه تكنولوژي اطلاعات آميزه اي از سخت افزارها و نرم افزارهاي رسانه اي و شبكه اي و اصلي ترين حامل هاي توليد، گردآوري، مخابره و نمايش هستند. (شكرخواه،23،1384)

يك تعريف جامع سازمان مجازي را اين گونه توصيف مي كند:

«سازمان هاي مجازي به صورت موقت براي تركيب و بكارگيري توانايي هاي خاص اعضاي آن سازمان ها به وجود آمده و باعث افزايش بهره وري و استفاده سريع از فرصت هاي خاص براي ارائه محصولات يا خدمات خاص مي شود و معمولا بعد مسافت به وسيله تكنولوژي اطلاعات جبران مي شود.» (فخرالديني،48،1380)

با توجه به تعاريف متعدد از سازمان هاي مجازي مي توان نكات برجسته اين تعاريف را در موارد زير خلاصه نمود:

-        اطلاعات محور اصلي شركت هاي مجازي خواهد بود.

-        انعطاف پذيري مهم ترين ويژگي سازمان مجازي است.

-        ويژگي اصلي سازمان مجازي، عدم لزوم همجواري فيزيكي براي ارائه خدمات از سوي افراد سازمان است. به عبارت ديگر سازمان وجود دارد اما قابل رويت نيست و در واقع يك شبكه است نه يك دفتر. (همان،48)

سازمان هاي مجازي دربرگيرنده شبكه هاي متنوع سازماني وراي زمان و مكان به شمار      مي آيند كه در آنها مي توان از روش هايي مانند تيم هاي چند منظوره، سفارش از بيرون سازمان، ارتباطات درون سازماني و... براي مديريت بهتر استفاده كرد. تكنولوژي هاي اطلاعاتي اجازه مي دهند چنين فعاليت هايي آسانتر شود و گسترش يابد.

ابزار كليدي در سازمان هاي مجازي، ارتباطات و ميزان اثربخشي تكنولوژي اطلاعات است و از ديدگاه نويسنده كتاب «تيم هاي سازماني» مي توان گفت براي هر ارتباطي يك زمينه رواني وجود دارد و با توجه به اينكه سازمان هاي مجازي توسط تكنولوژي هاي نوين حمايت مي شوند هم اكنون چالش هاي رواني، 90 درصد و تكنولوژي ها، 10 درصد مشكلات سازمان هاي مجازي را تشكيل مي دهند. (همان،48)

تكنولوژي هاي اطلاعاتي منجر به كاهش هزينه هاي بكارگيري كامپيوتري و وسايل ارتباطي شده و موانع و هزينه تجارت را كاهش داده مثلا اينترنت به منزله يك ساختار جديد ارتباطاتي  و اطلاعاتي است كه از طريق آن به طور همزمان، اطلاعات، آمار و تصاوير به تمام دنيا منتقل مي شود و اكثر كشورها، رقابت را از صنايع سنگين كاربر به صنايع دانش بر و خدمات متكي بر تكنولوژي كشانده اند. (بهكيش،349،1380)

اين پديده را در سازمان هاي مجازي مي توان به وضوح مشاهده كرد؛ چرا كه به تسهيل روابط و بعد مسافت براي ارائه خدمات توسط تكنولوژي هاي اطلاعاتي در سازمان هاي فوق با خصلت فرامرزي، فرامكاني و فرازماني اشاره دارد. بديهي است كه مديريت اقتضايي مي تواند تحولات اساسي را در مهارت هاي مديريتي و ساختار سازمان ها راهبري كند.

نگرش هاي نوين در مديريت كه ارزشيابي سازمان توسط مديران را بر اساس اطلاعات موثق ميسر مي داند نيز بر پايه مديريت اطلاعات استوار است. اين نگرش ها را حداقل مي توان در دو دسته طبقه بندي كرد: (منوريان،8-107)

1-     نگرش مديريت مبتني بر انتظارات (MBE): اين نگرش مدير را تشويق مي كند تا امر هدايت و رهبري را بر اساس انتظارات به انجام رساند.

2-    نگرش مديريت مبتني بر هدف (MBO) : اين نگرش، مدير و اعضاي سازمان را تشويق مي كند تا به تدوين اهداف يكپارچه براي توسعه فردي و عملكرد شغلي همت گمارند تا از اين اهداف به عنوان معياري براي اندازه گيري عملكرد آينده بهره گيرند.

در اين راستا با توجه به ويژگي هاي سازمان هاي مجازي و نقش تكنولوژي هاي اطلاعاتي در آن، ارزشيابي اعضاي سازمان بهتر و دقيق تر انجام مي شود.

 

 

 

خصوصيات مديريت اثربخش در سازمان هاي مجازي

الگوي نظام هاي مديريت نشان مي دهد كه براي انجام دادن وظايف مديريت و پيوند سازمان با محيط بيروني آن نياز به ارتباطات صحيح است و از آنجا كه ارتباطات بر اساس اطلاعات بنا شده است و بدون آن معنا نمي يابد، نظام اطلاعات مديريت، اين پيوند سازماني را فراهم آورده و امكان پذير مي سازد. در واقع توجه به اطلاعات در نظام مديريت همراه با پردازش پيشرفته آن منجر به كاهش محدوديت هاي گذشته شده است و مديران امروز دريافته اند كه به جز حسابداري، به هر گونه اطلاعات درباره مسايل اجتماعي، اقتصادي، سياسي  و محيط فني كه بايد در آن كار كنند و همچنين اطلاعات در زمينه كاركردهاي داخلي نياز دارند. بدين جهت تكنولوژي هاي اطلاعاتي با افزايش پژوهش عمليات در پيوند با داده هاي آماري وابسته به بازاريابي، رقابت، توليد و توزيع، هزينه توليد، دگرگوني هاي فن شناسي و توسعه بهره وري كار و رسيدن به اهداف قرار گرفته اند. پايه گذاري واحدهاي خدمات اطلاعاتي و خبري هوشمند و ايجاد پيشه تازه كارشناسان اطلاعاتي توسط مديران از پيامدهاي نظام اطلاعات مديريت به شمار مي رود. (كونتز و ديگران،467،1370)

با توجه به خصوصيات نظام هاي اطلاعات در مديريت، مديراني مي توانند موفقيت سازمان را به همراه آورند كه از الگوي مديريت اقتضايي و مبتني بر روز پيروي كنند.      بر اساس مديريت اقتضايي كه از پيامدهاي ايجاد مديريت سيستمي است، «تصميم گيري مدير بستگي به شرايطي دارد كه بخشي از آن در سوپر سيستم ها و بخشي از آن در ساب سيستم هاست. از اين ديدگاه، هيچ چيز ثابتي وجود ندارد و همه چيز ممكن است تغيير پيدا كند، لذا مديريت، مبتني بر ديدگاه هاي روز است». (فرهنگي،جزوه درسي كارشناسي ارشد،81-1380) اين شرايطِ تصميم گيري در مديريت، براي جامه عمل پوشاندن به اهداف، بحث مهارت هاي مديريتي را مطرح مي سازد.

تغيير مهارت هاي مديريتي خصوصا در حوزه تصميم گيري با توجه به معيارهاي عصر جديد، مديران را با چالش هايي روبرو ساخته است و اين چالش ها موجب پديد آمدن خصوصيات ويژه اي براي مديران جامعه اطلاعاتي در سازمان هاي مجازي گرديده كه از آن تحت عنوان «مديريت اثربخش» ياد مي شود.

10 خصوصيت مديريت اثربخش در سازمان هاي مجازي عبارتند از: (فخرالديني،50،1380)

1- سرعت

2- بكارگيري نيروي انساني ماهر

3- مهارت هاي همكاري

4- آزادي عمل

5- نظم

6-ارتباطات خوب

7- مديريت رضايت مندي

8- تمركز بر نياز مشتري

9- رهبري از طريق نظارت

10- مديريت دانش به معناي مجموعه روش ها و فنوني كه طي آن تعدادي از افراد متخصص دور هم جمع مي شوند و دانش خود را به اشتراك گذاشته و دانش جديدي به وجود مي آورند.

براين اساس عوامل موثر بر روند مجازي شدن سازمان ها كه ضرورت آن را در دنياي امروز به اثبات مي رساند، شامل موارد زير است:

1-    مديريت

2-   منابع انساني

3-  حمايت دولت

4-   مباحث مالي

5-   تكنولوژي و فناوري

 

 

 

پيامدهاي ITC و مهارت هاي مديريت

ساختار وجودي مديريت نوين را اقتصاد اطلاعات شكل مي دهد و مديريت مبتني بر اين ساختارها، طبعا ويژگي هاي خاص خود را مي طلبد. در واقع رويكرد مديريت اقتضايي ايجاب مي كند كه نتايج حاصل از تاثير فناوري هاي نوين را بر مديريت سازمان- چه مدير و چه سازمان- به عنوان عناصر تفكيك ناپذير يك سيستم دريابيم.

از ويژگي هاي تحول روند سازماني از صنعت گرايي به اطلاعات مداري مي توان به موارد زير اشاره نمود: (كاستلز،11،1380)

نظام عرضه بهنگام، كنترل كامل كيفيت در روند توليد، مشاركت كارگران در تصميم گيري در بخش توليد، پاداش براي عملكرد گروهي، سلسله مراتب هاي ساده، مدل هاي تعاوني، ساختار افقي توليد در برابر ساختار عمودي، الگوهاي انگيزشي و مسئوليت آفرين، اهميت ابتكار انساني، يادگيري از طريق انجام كار و مبادله دانش در محيط كار، شكل گيري شركت هاي مولد دانش مبتني بر تعامل سازماني ميان دانش آشكار و دانش ضمني در جهت نوآوري با استفاده از ظرفيت ذخيره سازي كامپيوتري و سرانجام مدل اعطاي پروانه توليد، پيمانكاري فرعي تحت نظر شركت مادر.

تحول مدل سازماني شركت ها از تاثيرات عمده اين تكنولوژي هاست. دگرگوني اصلي را مي توان به عنوان گذار از ديوانسالاري هاي عمودي به شركت افقي توصيف كرد. شركت افقي ظاهرا با هفت گرايش عمده مشخص مي شود: (همان،12)

-        سازماندهي حول محور فرايند توليد نه بر حسب وظايف

-        سلسله مراتب ساده

-        مديريت گروهي

-        سنجش عملكرد بر اساس رضايت مشتري

-        اعطاي پاداش ها بر اساس عملكرد گروهي

-        به حداكثر رساندن تماس ها با فروشندگان و مشتريان

-        اطلاعات، آموزش و بازآموزي كاركنان در همه سطوح

اين مدل با صرفه جويي در نيروي كار، از آميزه اي از اتوماسيون، كنترل كامپيوتري كارگران، واگذاري كار و كاهش هزينه هاي توليد بهره مي برد. شركت داراي ساختار افقي يك شبكه پويا، داراي برنامه ريزي راهبردي متشكل از واحدهاي خودبرنامه ريز و خودراهبر مبتني بر تمركز زدايي، مشاركت و هماهنگي است.

وجود منابع مختلف درباره نقش ITC در جامعه امروز، ما را نسبت به تاثيرات گوناگون اين تكنولوژي ها آگاه مي سازد. در اين رابطه هرگاه سخن از تكنولوژي مي شود بحث تاثيرات يا پيامدهاي اين تكنولوژي ها و مديريت آنها مطرح مي شود. پيامدهاي مثبت حاصل از اين فناوري ها را مي توان در موارد زير دانست:

1-     تسهيل ارتباط درون سازماني و برون سازمان: مديران نياز ندارند لزوما اطلاعات بيشتري داشته باشند، بلكه گونه اي اطلاعات دقيق در شكل درست براي آنان لازم است. تكنولوژي هاي اطلاعاتي تسهيل كننده ارتباطات درون و برون سازمان هستند. (كونتز و ديگران،475،1370)

2-    ايجاد زبان مشترك بر اثر ديجيتالي شدن: ايجاد، توزيع و پردازش اطلاعات در سازمان ها، زبان مشترك و در نتيجه فهم مشتركي را فراهم آورده است كه همنگرايي در بازارها و خدمات را تسهيل مي كنند. در واقع توسعه روزافزون فناوري اطلاعات، سيستم هاي اطلاع رساني و در راس همه آنها اينترنت موجبات لزوم رويكرد به راهكارهاي اين سيستم ها مانند تجارت الكترونيكي، دولت الكترونيكي، مديريت الكترونيكي و دانشگاه هاي مجازي را فراهم آورده است.

3-   شناسايي بهتر و دقيق تر نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان و نيز شناسايي فرصت ها و تهديد هاي بيرون از سازمان: مدير از اين طريق به بهترين نحو، عمل اطلاع يابي، اطلاع رساني و پاسخگويي به مخاطبان را به انجام مي رساند.

4-    تسهيل روند اطلاع مداري توسط مديران بر پايه سه محور اطلاع ياب بودن،       اطلاع شناس بودن و اطلاع رسان بودن: اطلاع يابي(كوشش در جهت تهيه و توليد اطلاعات با استفاده از تلكس،كامپيوتر و تكنولوژي هاي نوين)، اطلاع شناسي(كوشش در جهت تنظيم و تدوين اطلاعات)، اطلاع رساني(كوشش در جهت توزيع و تبيين اطلاعات) با استفاده از سرعت، صحت و دقت فناوري هاي نوين اطلاعات و ارتباطات امكان پذير مي گردد. (يحيايي ايله اي، 1380، فصل نهم)

البته تكنولوژي هاي اطلاعاتي و ارتباطاتي، پيامدهاي منفي نيز براي مديريت سازمان ها ايجاد مي كنند و در واقع مديريت در عصر اطلاعات با چالش هايي روبرو خواهد بود كه در صورت نبود برنامه ريزي و سازماندهي دقيق و به طور كلي فقدان مديريت اثربخش، تهديد جايگزين فرصت خواهد شد.

فرهنگي، استاد مديريت، در همايش ارتباط و جامعه، تهديدهاي ناشي از مديريت در جامعه اطلاعاتي خصوصا در سازمان هاي رسانه اي را در عواملي همچون بيكاري تكنولوژيك مي داند. به نظر وي جهاني شدن، ارتباطات گسترده، نوع نظام اداري و حركت به سمت خصوصي سازي و عدم تمركز، شكل گيري سازمان هاي مجازي و... چالش هاي مديريت در عصر اطلاعات هستند. اينها زماني تهديد تلقي مي شوند كه آمادگي لازم براي درك آن موجود نباشد؛ چرا كه:«ما اگر توانا نيستيم، محكوم به فناييم» (ميرشاهي،7،1380)

 

مهندسي مجدد سازمان ها در عصر اطلاعات

يكي از مباحث بسيار مهم در رابطه با ارزيابي مجدد شيوه ها، ساختارها و فرايندهاي مديريتي «نظريه مهندسي مجدد» سازمان هاست. اين نظريه با درنظر گرفتن دگرگوني هاي بنيادين و تغييرات ريشه اي در امر مديريت، تحولات تدريجي را نفي مي كند و به آنچه بايد باشد، تمركز دارد. به عبارت ديگر مهندسي مجدد سازمان ها، مجموعه كارهايي است كه يك سازمان براي تغيير پردازش ها و كنترل هاي دروني خود انجام مي دهد تا از ساختارهاي عمودي و سلسله مراتبي به ساختارهاي افقي، ميان فعاليتي، مبتني بر گروه و سطح تبديل شود؛ به طوري كه در آن همه پردازش ها براي جلب رضايت مشتريان صورت گيرد.

اين نظريه براي اولين بار توسط انستيتو تكنولوژي ماسا چوست(MIT) در قالب طرح مطالعاتي مديريت در دهه 90 انجام شد و از سوي مايكل همر و با همكاري جيمز شامپي به عنوان نظريه تبيين شد. (شريفي كلويي،82،1379)

نظريه مهندسي مجدد كه ديدگاهي مدرن و انقلابي در مديريت است، يكي از سه ركن اصلي خود را فناوري اطلاعات مي داند. اين تفكر كه به صورت«بازانديشي مجدد و ريشه اي فرايندهاي تجاري براي نيل به بهبود در معيارهاي سازماني از قبيل هزينه، كيفيت و خدمات»تعريف شده، سه عامل حياتي را در مجموعه فعاليت هاي خود «فناوري اطلاعات، فرايند و منابع انساني» برمي شمارد. (خسروي،69)

اين نظريه محصول رويكردهاي مديريتي اخير شامل مديريت كيفيت جامع (TQM)، رقابت بر مبناي زمان، تمركز بر روي مشتريان و جديدترين آن، مهندسي مجدد    پردازش ها(BPR) است و تفاوت آن با ساير رويكردها در دگرگوني بنيادي و بهبود اساسي است كه در نحوه انجام فعاليت هاي سازمان به ارمغان مي آورد و اجرا و استقرار آن به مراتب پيچيده تر از ساير رويكردهاي مديريتي است. (شريفي كلويي،82،1379)

مهندسي مجدد يك رويكرد كل نگر است كه طي فرايندي، رقابت سازمان را با      پردازش هاي دروني و كاركنان آن مرتبط مي كند. اين ارتباط با بكارگيري تازه ترين و در دسترس ترين «فناوري اطلاعات و ارتباطات» برقرار مي شود. در اين فرايند چهار گام اساسي عبارتند از: (همان)

1-    بدانيد چه مي خواهيد بكنيد.

2-   برنامه ريزي

3-  اجرا

4-   كنترل و ارزيابي

پيمودن اين گام ها جز با بهره مندي از فناوري هاي نوين امكان پذير نخواهد بود.

از ديدگاه تفكر مهندسي مجدد، استفاده از شبكه هاي يكپارچه كامپيوترهاي شخصي به تسهيل فرايندهاي مديريتي در قالب موارد زير منجر شده است:

-        كليه فرايندهاي مرتبط با مديريت منابع انساني از كاغذي بودن به سمت الكترونيكي شدن پيش مي رود.

<P class=MsoNormal dir=rtl style="MARGIN: 0cm 36pt 0pt 0cm; DIRECTION: rtl; TEXT-INDENT: -18pt; unicode-bidi: embed; TEXT-ALIGN: justify




پيمودن اين گام ها جز با بهره مندي از فناوري هاي نوين امكان پذير نخواهد بود.


از ديدگاه تفكر مهندسي مجدد، استفاده از شبكه هاي يكپارچه كامپيوترهاي شخصي به تسهيل فرايندهاي مديريتي در قالب موارد زير منجر شده است:


-        كليه فرايندهاي مرتبط با مديريت منابع انساني از كاغذي بودن به سمت الكترونيكي شدن پيش مي رود.


-        مديران منابع انساني، با استفاده از سيستم هاي خبره گزينشگر كارمند و شبكه هاي جهاني كامپيوتري سريع تر، كارمندان با صلاحيت را انتخاب مي كنند.


-        آموزش كاركنان با وجود سيستم هاي نوين ويدئويي بر روي كامپيوترهاي شخصي كاركنان به صورت بهنگام انجام مي گيرد.


-        سيستم هاي پردازشگر خبره، بخش قابل توجهي از پردازش هاي تخصصي و     تصميم گيري هاي مشاوران خبره را برعهده مي گيرند كه اين امر موجب توزيع خبرگي در سازمان، كاهش هزينه تصميم گيري و بهبود هماهنگي در تصميمات      مي شود. (خسروي،69)


 


كاركرد اطلاعات و  مديريت كيفيت برتر


با توجه به اينكه كاركرد مهم اطلاعات يا تكنولوژي هاي اطلاعاتي در سازمان، ارتقاي كيفيت برتر در زمينه توليد، توزيع و ارائه خدمات به مشتريان است، تبيين اصول كيفيت برتر در محيط كار از نظر نقش فناوري هاي نوين در آن حايز اهميت است.


تاكاشي اوسادا در كتاب «پنج اصل براي دستيابي به كيفيت عالي در محيط كار»كه همان S5 ژاپني است، اين اصول را مجموعه فعاليت هايي مي داند كه براي ايجاد محيطي سازمان يافته، مرتب، پاكيزه، استاندارد و با انضباط براي كار تاكيد دارد. اين اصول عبارتند از:


 


1-    ساماندهي


2-   نظم و ترتيب


3-  پاكيزه سازي


4-   استاندارد سازي


5-   انضباط


با يك نگاه سطحي و ساده مي توان نقش اطلاعات را در ايجاد، حفظ و تداوم اصول دستيابي به كيفيت برتر در سازمان ها دريافت.


در اين ميان از آنجا كه اصل «ساماندهي» به معناي عام آن مي تواند ساير اصول را نيز شامل شود و از طرف ديگر مهم ترين اصل براي دستيابي به كيفيت برتر مي باشد، بازكاوي نقش «ساماندهي اطلاعات» در سازمان توسط مديران رده هاي بالا تا پايين با توجه به نيازهاي سطوح مختلف مديريتي امري مهم و ضروري به شمار مي رود.


اگر سازماندهي را«استفاده عقلايي و بهينه از اجزاي سازمان، به نحوي كه مديريت با كمترين هزينه و بيشترين كارآيي و اثربخشي، به اهداف سازمان دست يابد» (فرهنگي،جزوه درسي،81-1380) تعريف كنيم و از سوي ديگر اطلاعات را خون جاري در شريان سازمان كه به دستگاه عصبي سيستم يعني مدير ان ارشد، مديران مياني و مديران اجرايي منتقل   مي شود، بدانيم، آن گاه نياز به ساماندهي اطلاعات در سازمان بيشتر آشكار مي شود. بر اين اساس مي توان ساماندهي اطلاعات را اين گونه تعريف كرد:


«ساماندهي اطلاعات به معناي تشخيص اطلاعات ضروري از غير ضروري، حذف اطلاعات زايد به منظور كاهش مضرات ناشي از اضافه بار اطلاعاتي و استفاده بهينه از اطلاعات موجود براي پيشبرد اهداف سازمان است. (تعريف پيشنهادي)


با اين تعريف، شناخت نياز اطلاعاتي بخش هاي مختلف سازمان و پايه ريزي نظام تدوين اطلاعات از گام هاي اساسي جهت بكارگيري اطلاعات است. نياز اطلاعاتي را مي توان به سه دسته استراتژيك، تاكتيكي و تكنيكي طبقه بندي نمود كه مديران ارشد به اطلاعات استراتژيك براي سياستگذاري هاي بلند مدت، مديران مياني به اطلاعات تاكتيكي جهت طراحي تاكتيك هاي اجرايي و مديران اجرايي يا سطوح سرپرستي به اطلاعات خام سطوح تكنيكي نيازمندند.


بنابراين در راه ساماندهي اطلاعات پيمودن دو گام اساسي لازم است: (خسروي،70)


1-    دستيابي به اطلاعات


2-   پردازش اطلاعات يا استخراج انديشه ها و پيام هاي نهفته در اطلاعات


همچنين مسئله مهم، صحت و دقت اطلاعات و كنترل صحت، دقت و پويايي آن است. بدين منظور «سيستم هاي يكپارچه اطلاعات مديريت» (MIS) با هدف استفاده بهينه از فناوري ارتباطات و اطلاعات طراحي مي شوند.


 


مزايا و معايب سيستم هاي يكپارچه اطلاعات مديريت:


سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت، ابزاري در جهت ساماندهي و بهينه سازي اطلاعات است و استفاده از اين سيستم به عنوان فناوري نوين در سازمان به دلايل مزاياي بي شمار آن     مي تواند مفيد باشد. مهم ترين مزاياي ناشي از اجراي اين سيستم عبارتند از: (همان)


-        سطوح سازماني كمتر و حيطه نظارت گسترده تر و دستيابي به ساختار سازماني مسطح


-        يكپارچه سازي اطلاعات


-        بهينه سازي تعداد كاركنان، افزايش كارآيي نيروها و بهره مندي از حداكثر توانايي آنها


-        عدم تمركزگرايي سازماني و كاهش هزينه ها


-        اتوماسيون و كاهش عمليات دستي


-        افزايش سرعت و سادگي كار


-        ايجاد انسجام و پويايي در سازمان با حداقل كنترل و نظارت غير مستقيم مدير


استفاده از سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت، معايبي را نيز به دنبال دارد كه مهم ترين آنها عبارتند از: (همان)


-        عدم انطباق طراحي سيستم با عمليات به وسيله طراحان ناآشنا كه نتيجه آن     اضافه بار اطلاعاتي و مشكلات حاصل از نگهداري سيستم است.


-        ناتواني در ارائه گزارش هاي موردي و خاص و ارائه گزارش هاي خارج از روال در عملكرد روزمره سيستم.


-        عدم هوشمندي و خلاقيت سيستم ها به گونه اي كه با تغيير شيوه هاي عملياتي قادر به پاسخگويي به سوالات قبلي نيستند.


-        وجود موانع رواني، مقاومت، عدم پذيرش و كارشكني نيروي انساني.


به عبارت ديگر مهم ترين موانع توسعه مديريت اطلاعات، خصوصا در عصر تكنولوژي هاي نوين و سازمان هاي مجازي عبارتند از: (همان)


1-    عدم وجود زيرساخت هاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري


2-   نحوه نگرش مديران نسبت به كاركنان و تكنولوژي(حفظ ساختار، كنترل و فرمان و عدم درك تكنولوژي)


3-  عدم تمايل افراد به انعطاف پذيري در شغل


نقش مديريت سازمان ها در مقابله با اين مشكلات ياري رساندن به كاركنان براي كسب مجموعه اي از مهارت هاي زير است:


سواد رايانه اي، زبان هاي خارجي، كار تيمي و مسايل مربوط به ارتباطات.


همچنين مشكلات موجود در سيستم هاي MIS، طراحان سيستم ها را به سمت طراحي سيستم هاي جزيره هاي اطلاعاتي سوق داده است كه جمع آوري اطلاعات و نيز گردش مكانيزه آن را فقط در بخش هايي كه آمادگي  و استعداد بيشتري را دارا هستند، توصيه     مي كند. لذا طراحان، معتقد به طراحي بر اساس روش توسعه تدريجي نرم افزارها هستند و استقرار و بكارگيري خدمات سيستم يكپارچه اطلاعات مديريت را به صورت تدريجي مناسب مي دانند.


نتيجه آنكه در عصر اطلاعات و مجازي شدن سازمان ها، مديران موفق، مديراني خواهند بود كه بر اساس رويكرد «مديريت اقتضايي» يعني مديريت بر پايه ديدگاه هاي مبتني بر روز پيش روند و با تغيير در دانش، نگرش، رفتارهاي فردي و رفتارهاي جمعي اعضاي سازمان به ارتقاي آگاهي و آموزش افراد در جهت بهره مندي از تكنولوژي هاي اطلاعات براي دستيابي به اهداف سازمان همت گمارند و نقش انكار ناپذير اين فناوري هاي نوين را در فرايندها و ساختارهاي مديريتي مدنظر داشته باشند.


مديريت موفق هزاره سوم صرفا با دانستن توانمندي هاي تكنولوژي هاي نوين اطلاعات و ارتباطات در امر تسهيل ارتباطات درون و برون سازمان حاصل نمي شود بلكه ارزيابي مجدد روش هاي كاري، ساختارها و فرايندهاي مديريتي همگام با تحولات پر شتاب عصر حاضر، مفيد و ضروري به نظر مي رسد.


 


 


 


 


 


 


منابع:


-        اوسادا، تاكاشي، پنج اصل براي دستيابي به كيفيت عالي در محيط كار، ترجمه عليرضا علينقي، احمد رضا زينت بخش


-        بهكيش،محمد مهدي، اقتصاد ايران در بستر جهاني شدن، نشر ني، 1380


-        خسروي، طاهره، مهندسي اطلاعات؛ضرورت همراهي با دنياي پرشتاب تحولات، مجله صنايع، شماره 25 و 26


-        شريفي كلويي، منصور، مهندسي مجدد(مطالعه موردي)، مجله مديريت و توسعه، شماره 7، 1379


-        شكرخواه، يونس، جامعه اطلاعاتي؛چند ديدگاه بنيادي، فصلنامه رسانه، سال شانزدهم، شماره 2، شماره پياپي،62، تابستان 1384


-        فخرالديني، حيدر، ويژگي هاي سازمان مجازي، مجله تدبير، شماره 117، آبان ماه 1380


-        فرهنگي، علي اكبر، جزوه مديريت رسانه ها، كارشناسي ارشد، دانشگاه تهران،     81-1380


-         كونتز، هرولد و ديگران، اصول مديريت، ترجمه محمد علي طوسي و ديگران، انتشارات مركز آموزش مديديت دولتي، 1370، جلد دوم


-        منوريان، عباس، مديريت بر مبناي انتظارات(MBE)، قدرت پيشگويي مثبت


-        ميرشاهي، سعيد، همايش ارتباط و جامعه، فصلنامه هنر هشتم، پاييز 1380


-        وبستر، فرانك، نظريه هاي جامعه اطلاعاتي، اسماعيل قديمي، انتشارات قصيده سرا، 1383، چاپ سوم


-        يحيايي ايله اي، احمد، مباني روابط عمومي، انتشارات آذر برزين، زمستان 1380


 


 



در تاریخ : جمعه، 8 شهريور ماه، 1387
نویسنده:
(7491 مشاهده)
 
نام شما: [ کاربر جدید ]

نظر:
کد امنیتی
کد امنیتی

  [ بازگشت ]
ورود به سایت
نام کاربری

رمز عبور

چنانچه تاکنون عضو این سایت نشده اید می توانید با تکمیل فرم مخصوص عضویت به جمع کاربران این سایت بپیوندید و از امكانات مخصوص كاربران استفاده نمائيد .
مقالات علمي
· اینترانت چیست و چه کاربردهایی در کتابخانه ها دارد؟
· مديريت زمان
· آينده پژوهی در مديريت منابع انساني
· اصول مديريت كيفيت
· انسان پژوهشگر
· پژوهش، پژوهشگر، پژوهش محوري در قالب بايد و نبايدها
· تاثير فناوري اطلاعات و ارتباطات بر مديريت منابع انساني
· تجارب كودكان در اينترنت
· تحقيق, توسعه و فناوری اطلاعات با بکارگيری دانش خلاقيت ‏TRIZ
· تعیین هدف ، مهمترین رکن برنامه ریزی
· تغيير چيست
· تقويت حافظه
· توانمند سازی منابع انسانی، چالشها و راهکارها
· جهاني سازي مديريت منابع انساني
· خلاقيت: نفرين يا موهبت
· خلاقيت روي ديگر كسب و كار موفقيت
· ده فرمان موثر در ارزشیابی برنامه های آموزشی
· سازمان و مديريت
· ضريب نفوذ اينترنت در ايران
· عوامل موثر بر انگیزش کارکنان در سازمان‌ها
· مديريت ارتباطات در سازمان
· مديريت زمان 2
· مطالعه مفید چگونه حاصل می‌‌شود؟
· مقدمه اي بر فناوري اطلاعات
· مقدمه اي بر روايي و پايايي
· مهندسي ذهن و خلاقيت
· نخبگان چگونه مي انديشند؟
· نظام شايسته سالار
· نوآوري 2
· همه چيز در باره نانو تكنولوژي
· آموزش در قرن 21
· چالش هاي مديريت در عصر اطلاعات
· آموزش الكترونيكي
· فناوري اطلاعات و آموزش و پرورش
· نقش سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS) بر عناصر فرهنگ سازماني دانشگاه
· دولت الكترونيك در سيستم مديريت علمي مدارس
· تحول مبتنی بر ICT در آموزش و پرورش
· نقش IT در ابعاد مختلف آموزش و پرورش
· نقش فناوري اطلاعات و ارتباطات درتوسعه آموزش و دانش با تاکيد برنقش کتابخانه هاي مجازي
· سواد اطلاعاتي ، جامعه اطلاعاتی و اولویتها
· كارآفريني و ايجاد اشتغال
· مفاهيم و كليات كارآفريني
· ارجاع نويسي به سبك APA
· Citing Sources Using the APA Publication Manual
· مزاياي شهرهاي الكترونيك
· نگاهى به دولت الکترونيکى
· نقش دولت الكترونيك در كاهش صدمات حوادث غير مترقبه
· معرفى دولت الكترونيكى و وضعيت آن در ايران
· مدیریت ارتباط با شهروند
· شهرهاى اينترنتى در قرن ۲۱
· شهر و شهروند الکترونیک
· مبانی اجتماعی برنامه های درسی در عرصه ی جهانی شدن
· شهر الکترونیک
· تأثیر مؤلفه های پدیده جهانی شدن بر برنامه های درسی تعلیمات اجتماعی دوره راهنمایی
· آموزشگاه های مجازی و از راه دور و جایگاه آن در یادگیری الکترونیکی
· جزوه راهنمای پایان نامه ( فصل اول )
· اقتصاد مقاومتی؛ اقدام و عمل
نظرسنجی

بسیار عالی
خوب
متوسط
ضعیف



نتایج
نظرسنجی ها

تعداد آراء: 703
نظرات : 3